Executive Assistant - Office Manager

Job description

We Are Builders is een startup studio uit Rotterdam. Samen met ons netwerk van founders transformeren wij unieke ideeën in sterke, onafhankelijke technologie bedrijven. Onze studio brengt ideeën, ervaren ondernemers, kapitaal en infrastructuur samen. Een belangrijk onderdeel van onze werkwijze is ons studio team van specialisten bestaande uit een development team en ondersteunende rollen zoals product design, recruitment, personeelszaken en financiën. Door de voordelen van onze startup studio kunnen onze startups zich daadwerkelijk focussen op de groei van het bedrijf.

 

Over de functie

Als Executive Assistant ben je dagelijks verantwoordelijk voor het zelfstandig ondersteunen van de driekoppige directie, zowel operationeel als administratief. Als aanspreekpunt voor werknemers, klanten, leveranciers, investeerders en stakeholders van onze bedrijven, zorg jij voor de juiste verwerking van alle vormen van communicatie, documentatie en presentaties.

 

Je houdt diverse agenda’s, maakt afspraken en zorgt ervoor dat iedereen tijdig wordt geïnformeerd. Je bereidt vergaderingen/afspraken voor, notuleert en volgt de acties op. Je boekt reizen en zorgt voor de organisatie van events en workshops. En door het geven van de benodigde ondersteuning houd jij alle stakeholders tevreden. Ook draag je zorg over de budgetten.

 

Als een belangrijk onderdeel van onze startup studio ben je het gezicht van ons kantoor, doet alles wat hoort bij office management zaken, ontvangt klanten en sollicitanten, en draagt op een proactieve manier bij aan een goede sfeer op kantoor. Je voert dagelijks zelfstandig voorkomende werkzaamheden uit in collegiale samenwerking en rapporteert direct aan de directie.

 

Verantwoordelijkheden

  • Je verwelkomt en bent het eerste aanspreekpunt voor al onze gasten.
  • Je biedt administratieve ondersteuning aan de directie en financial controller.
  • Proactief onderhouden van de day-to-day’s van de driekoppige directie in lijn met hun prioriteiten.
  • Verantwoordelijk voor de agenda, documenten, presentatie en actiepunten van terugkerende meetings.
  • Boeken van reizen, onderhouden van de directie agenda’s en beantwoorden van de telefoons.
  • Je draagt zorg voor de netheid van het kantoor en de keuken.
  • Zorgdragen dat alle benodigde documenten en informatie in orde zijn voor interne en externe meeting en events.
  • Informatie verzamelen en opstellen van management rapportages inclusief de wekelijkse en maandelijkse MT-meetings.
  • Ondersteunen directie bij het onderhouden van management informatie benodigd voor project management activiteiten zoals meeting support, planning, reporting en issue management als wel ad hoc.
  • Je bent het aanspreekpunt voor vragen op en over het kantoor en bent verantwoordelijk voor het onboarden van nieuwe personeel.
  • Het opstellen van event/workshop planningen en deze voorzien van begroting, waarbij de organisatie onder jouw supervisie kan worden uitgevoerd.
  • Opvolgen, plannen en voeren van recruitment gesprekken evenals alle benodigde communicatie en opvolging in het recruitment platform verwerken. Je bewaakt het overzicht van alle sollicitatie trajecten en borgt de voortgang.
  • Verzorging facilitaire (office management) zaken, inkoop, organisatie en budgetten beheer.

 

We bieden een gevarieerde en zelfstandige positie met genoeg ruimte voor persoonlijke vrijheid en interpretatie in een innovatieve, professionele en groeiende organisatie. Andere voordelen van de baan zijn onder meer:

  • Salaris passend bij je expertise en ervaring.
  • Persoonlijk ontwikkelplan en compensatieplan.
  • Flexibele werktijden, ons team werkt van 06:00-09:00 tot 15:00-19:00.
  • Jaarcontract met uitzicht op een vast contract bij onze studio of portfolio bedrijven.
  • NS-business card en 25 vakantiedagen.
  • Certificering, opleidingen en vergoeding van studiekosten.
  • Dagelijks vers fruit, snacks en oneindig veel koffie.
  • Een inspirerende werkplek direct naast Rotterdam centraal station.
  • Leuke teamuitjes, wekelijkse vrijdagmiddagborrels en toffe studio merchandise.

Requirements

  • Multitasken op het hoogste niveau is voor jou geen uitdaging meer.
  • Je bent zelfstandig, in staat jezelf te managen, uiterst nauwkeurig en stressbestendig.
  • Je bent proactief en positief, terwijl je de allerhoogste standaard van interne en externe communicatie nastreeft.
  • Je bent betrouwbaar; vertrouwelijkheid en discretie zijn aan jouw toevertrouwd.
  • Je hebt begrip bij softwarelicenties en abonnementsmodellen.
  • Een commerciële, innovatieve en creatieve instelling.
  • Ervaring met Exact Online en/of Twinfield is een pré.
  • Ervaring in of werken met tech startups, event coördinatie en marketing is een pré.
  • Je bent gewend om te werken met macOS, Microsoft Office, Google Drive en steeds veranderende online tools.
  • Je hebt organisatorische ervaring met het werken van complexe agenda’s als mede intern en extern stakeholder management.

 

Harde vereisten

  • Je bent woonachtig in de omgeving van Rotterdam.
  • Je hebt minimaal drie jaar bewezen werkervaring als management/ executive assistent.
  • Je hebt sterke Nederlandse en Engels communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.
  • Je bent fulltime beschikbaar.

 

Ons wervingsproces

Omdat onze start-up studio en ventures groeien, vinden we het creëren van een fijne, inspirerende werkomgeving belangrijk. Een werkplek om een cultuur te ondersteunen waar mensen echt deel van willen uitmaken. We streven ernaar een werkomgeving te onderhouden waarin mensen kunnen groeien naar hun volledige potentieel en zelfs daarbuiten. Natuurlijk willen we met de meest getalenteerde mensen samenwerken, maar zijn we ook op zoek naar een wederzijdse fit. De volgende stappen kenmerken ons wervingsproces:

  1. CV en vragenlijst
  2. Telefoongesprek
  3. Interview op locatie of video interview
  4. Aanbod

 

Wil je deel uitmaken van het succesverhaal binnen onze ventures?

Bouw met ons mee! Voor vragen neem contact met ons op via jobs@we.are.builders.

 

Acquisitie naar aanleiding van dit bericht wordt niet op prijs gesteld.