Executive Assistant [NL]

  • Finance
  • Rotterdam, Netherlands

Executive Assistant [NL]

Job description

Als Executive Assistent ben je dagelijks verantwoordelijk voor het zelfstandig ondersteunen van de driekoppige directie, zowel operationeel als administratief. Jij bent onder andere het aanspreekpunt voor werknemers, klanten, leveranciers, investeerders en stakeholders van onze bedrijven, je zorgt voor de juiste verwerking van alle vormen van communicatie, documenten en presentaties. 

Je houdt diverse agenda’s bij, maakt afspraken en zorgt ervoor dat iedereen tijdig wordt geïnformeerd. Je bereidt vergaderingen/afspraken voor, notuleert en volgt de acties op. Je boekt reizen en beantwoordt de telefoons. Je zorgt voor de organisatie van events en workshops. Je geeft de benodigde ondersteuning om alle stakeholders tevreden te houden.


Omschrijving bedrijf

We Are Builders is een startup studio. Met de unieke ideeën van investeerders en ondernemers bouwen we onafhankelijke, online bedrijven. Éen van de door ons ontwikkelde bedrijven is, een Influencer Marketing platform met een omvangrijk internationaal influencer netwerk. Samen met ons ondernemers netwerk bouwen wij zowel de software platformen, als ook het bedrijven die na 18 maanden zelfstandig verder draait onafhankelijk van We Are Builders.

Voorwaarden

Wij bieden je een afwisselende functie met veel ruimte voor eigen invulling. Als veelzijdige Executive Assistant voer je dagelijks zelfstandig alle voorkomende werkzaamheden uit in collegiale samenwerking met alle medewerkers en rapporteer je direct aan de directieleden van de groep. Je opereert in een innovatieve, professionele en groeiende organisatie die investeert in mensen, talent en innovatie.

  • Goed marktconform salaris
  • Persoonlijk ontwikkelplan, certificering- en/of opleidingsmogelijkheden en vergoeding van studiekosten
  • Geweldige kantoorruimte naast Rotterdam Centraal Station
  • Realistische carrièreperspectieven met veel uitdaging
  • De beste vrijdag borrel en leuke team uitjes

Requirements

  • Spreekt en schrijft professioneel Engels en Nederlands
  • 3 jaar bewezen werkervaring als management/ executive assistent, multitasken op het hoogste niveau is voor jou geen uitdaging meer
  • Organisatorische ervaring met het werken van complexe agenda’s als mede intern en extern stakeholder management
  • Ervaring in of werken met tech startups, event coördinatie en marketing is een pre
  • Gewend om te werken met MacOS, Microsoft Office, Google Drive en steeds veranderende online tools
  • Bent zelfstandig, in staat jezelf te managen, uiterst nauwkeurig en stress bestendig
  • Bent proactief en positief terwijl je de allerhoogste standaard van interne en externe communicatie nastreeft
  • Bent betrouwbaar, vertrouwelijkheid en discretie zijn aan jouw toevertrouwd
  • Begrip bij softwarelicenties en abonnementsmodellen
  • Ervaring met Exact Online en/of Twinfield is een pre
  • Je bent fulltime beschikbaar

Verantwoordelijkheden

  • Administratief ondersteuning bieden aan de directie en financial controller
  • Proactief onderhouden van de day-to-day's van de driekoppige directie in lijn met hun prioriteiten, er zorg voor dragen dat alle benodigde documenten en informatie in orde zijn voor interne en externe meetings en events
  • Onderhouden van de directie agenda's en e-mail op verzoek van de directie leden
  • Boeken van reizen en beantwoorden van de telefoons
  • Verantwoordelijk voor de agenda, documenten, presentatie en actiepunten van terugkerende meetings
  • Informatie verzamelen en opstellen van management rapportages inclusief de wekelijkse en maandelijkse management overleggen
  • Ondersteunen directie bij het onderhouden van management informatie benodigd voor project management activiteiten zoals meeting support, planning, reporting and issue management als wel ad hoc
  • Het opstellen van event/workshop planningen voorzien van begroting, waarbij de organisatie onder jou supervisie kan worden uitgevoerd 
  • Opvolgen, plannen en voeren van recruitment gesprekken alsmede alle benodigde communicatie en opvolging in het recruitment platform verwerken. Je houdt een overview over alle sollicitatie trajecten en borgt de voortgang
  • Omdat jij het aanspreekpunt bent voor alle werknemers ben je verantwoordelijk voor het onboarden van nieuwe personeel. Jij draagt tevens zorg voor de juistheid van informatie voorzieningen


Competenties

  • Analytisch: Je bent in staat zijn om een probleem, situatie of proces te ontleden en de herkomst en samenhang van de verschillende componenten te begrijpen
  • Accuraat: Je kan langdurig en effectief omgaan met detailinformatie
  • Flexibel: Je bent doelmatig en blijft handelen door je aan te passen aan veranderende omgeving, taken, verantwoordelijkheden en/of mensen
  • Drive: Je bent niet bang om initiatief te nemen en bent gedreven om het benodigde initiatief te zien
  • Teamwork: Empathisch vermogen om succesvol samen te werken 

Dat is veel, we houden ons niet heel strikt aan de volledige lijst, maar het helpt zeker wanneer je het merendeel van de punten af kunt vinken.